제283회 제주특별자치도의회 제1차 정례회

교육위원회        2011. 7. 6.(수)

업무포털시스템 운영 및 공문서 감축현황

제주특별자치도교육청

(교육행정과 ․ 총무과)

업무포털시스템 운영 및 공문서 감축현황

Ⅰ. 업무포털시스템 운영현황

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운영 배경 및 필요성

❍ 나이스, 에듀파인, 업무관리 등 운영 시스템이 증가하면서 한번 접속으로 다수 시스템을 쉽게 사용할 수 있도록 개선 요구

❍ 또한, 각종 업무에 대한 공지사항, 유용한 사이트 연결 등 사용자가 쉽게 업무시스템을 이용할 수 있는 환경 조성 필요성 대두

※ Portal(포털) : 사용자들이 쉽게 인터넷 사이트에 연결할 수 있도록 영역별 서비스를 통합하여 제공해 주는 관문 역할을 수행하는 서비스

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운영 개요

가. 개통 시기 : 2011. 2.부터 운영

나. 업무포털시스템 주요 제공서비스

연번	서비스명	연번	서비스명
1	나이스	9	에듀파인 지원서비스
2	에듀파인	10	업무관리 지원서비스
3	업무관리	11	나이스 공지사항
4	자료집계	12	에듀파인 공지사항
5	맞춤형통계	13	업무관리 공지사항
6	지식관리	14	홈페이지 공지사항
7	공직자통합메일	15	교육청 소식
8	나이스 지원서비스	16	학교 소식

※ 업무포털시스템 서비스 화면 : 첨부 참조

다. 업무포털시스템 운영에 따른 장점

❍ 각종 정보시스템(나이스, 에듀파인, 업무관리 등)을 한 화면에서 바로 접속할 수 있어 시스템 이용 편리

❍ 시스템 운영에 따른 문의사항 및 개선사항 요구를 업무포털에서 바로 입력할 수 있어 사용자 지원 용이

❍ 시스템 운영에 따른 각종 공지사항, 교육청․학교 소식 등 교육 관련 정보 조회 용이

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주요 업무시스템 운영현황

가. 주요 업무시스템 현황

시스템명	운영시기	주요 기능	주관부서	프로그램 개발주체
차세대나이스	2011. 3.	교무업무, 인사, 급여 등 일반행정 및 학교행정 영역 전자화	교육행정과	교육과학 기술부
에듀파인	2008. 1.	예산, 회계, 재산 등 재정영역 전자화	교육행정과 (교육재정과)	“
	2010. 3.	학교회계 전자화(학교회계 전면 시행)	교육재정과	“
업무관리	2011. 1.	전자결재 및 문서유통등 문서관리영역 전자화	총무과	“

나. 운영실태 및 문제점

❍ 업무 전자화 시행 초기에 따른 사용 미숙 및 일부 기능 불편

- 2010년 학교회계 전면 시행, 2011년 업무관리시스템, 차세대 나이스 개통으로 새로운 시스템에 대한 적응 애로

- 수기방식에서 전자적 방식으로 업무처리가 변화됨에 따른 처리절차 미숙 등 사용상 어려움

- 전자화에 따른 각종 회계용어 등이 생소함에 따라 어렵게 인식

- 교원이 작성한 품의문서가 결재과정에서 수정이 불가능함에 따른 불편

❍ 업무 시행 초기 프로그램 오류 발생 및 기능개선 요구 급증

- 시행초기 시스템 오류 발생에 따른 업무처리 불편

- 사용자의 개선 요구사항에 대한 프로그램 개발이 교육과학기술부에서 주관함에 따른 일정기간의 프로그램 개선 일정 필요

❍ 에듀파인 시스템의 재택업무 미지원에 따른 불편

- 나이스는 가정에서 업무처리 가능하나, 에듀파인은 근무지에서만처리할 수 있어 불편

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문제점 해결을 위한 추진실적

❍ 교원 애로사항 해결을 위한 행정실간 협조체계 강화 시행(2011. 2.)

- 에듀파인 업무처리시 교원과 행정실 상호 협조체계 유지 이행

- 교원 품의요구시 단순 오류는 행정실에서 수정 조치

❍ 학교 현장 및 사용자 지원체계 운영(2011. 1.)

- 업무별 콜센터 운영(나이스, 에듀파인, 업무관리 콜센터)

- 시스템 연수 실시 및 사용자 중심의 자료 제작 및 제공

- 교무업무 자문단(10명), 에듀파인 모니터링단(7명), 학교회계 연구동아리 운영을 통한 지원 및 사용자 의견 수렴

- 업무별 지원서비스를 통한 온라인 문의대응체제 운영 및 사용자 개선 요구사항 상시 접수체계 운영

❍ 에듀파인 시스템의 재택업무 지원을 위한 시험운영(2011. 6.)

- 원격업무지원서비스(가정에서 업무처리 가능) 시험운영 : 18기관

❍ 공문서 감축을 위한 공문게시기능 활용 시행(2011. 2.)

- 업무관리시스템내 공문게시를 통한 학교 접수 공문서량 감소 효과

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향후 추진계획

❍ 교원 업무 경감을 위한 에듀파인 업무절차 및 기능 개선(2011. 하반기)

- 교원의 학교회계시스템 이용범위 최소화 :「지출품의」만 활용

- 현재 교원이 시스템에서 처리하는 예산 편성 요구 및 수입 징수 요구절차는 생략하고 Off-Line으로 처리

- 지출품의 유형 8종(물품,용역,보수,일반 등)을 일원화하여 지출품의 서식 단순화

- 지출품의 결재 방식 개선(기안결재→서식결재)으로 기안문 작성불편 해소(행정실에서 제목 및 개요 수정 가능)

❍ 사용자 및 현장지원체계 강화

- 시스템 활용방법 등 쉬운 사용설명서 발간․배포 및 교육 확대

- 현장방문을 통한 사용자 요구사항 현장지원체계 운영

- 지원서비스를 통하여 학교로부터 개선요구사항 접수 및 접수결과 진행경과 신속 공지

❍ 업무시스템 및 맞춤형 통계시스템 활용 확대로 학교로의 공문 시행 지양 및 교원업무 경감

- 맞춤형 통계시스템의 통계자료 활용 확대

- 나이스, 에듀파인에 있는 자료를 추출하여 통계자료로 활용

❍ 원격업무지원서비스 운영을 통한 재택업무 가능체계 구축

- 근무지에서만 이용 가능한 에듀파인을 가정에서도 이용할 수 있도록 서비스 개선(2011. 7.월부터)

첨부) 업무포털시스템 서비스화면

첨부)

업무포털시스템 서비스화면

❷

❶                                               ❸

❹

【설명】

❶ 업무시스템에 직접 접속할 수 있도록 연결된 영역

- 본 시스템에 한번만 로그인하면 다른 시스템은 로그인 과정없이 바로 접속 가능

❷ 업무시스템 운영과정 중 각종 질문답변, 건의사항 등록, 사용설명서 등을 지원하는 서비스영역

❸ 교원들이 자주 이용하거나 필요한 사이트에 쉽게 접근할 수 있도록 사이트를 연결한 영역

❹ 업무시스템별로 공지되는 각종 공지사항을 통합하여 조회할 수 있는 영역

Ⅱ. 교원행정업무 경감을 위한 공문서 감축 현황

1

추진 배경

❍ 교육환경 변화에 따른 새로운 교육정책 추진 등으로 학교 공문서 유통량 증가로 교원의 교육활동 및 행정요원의 교단지원 활동 지장 초래

❍ 교직원이 체감할 수 있는 공문서 감축 방안 시행으로 교직원 업무 경감 및 행정업무의 효율성 제고

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추진 목표

❍ 목  표 : 학교에서 체감하는 공문서 감축을 통한 공교육 내실화 도모

❍ 시행일 : 2011. 4. 1.

❍ 추진 대상 기관 : 본청 각 부서(지역교육청은 자체 추진)

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추진 방향

가. 학교 공문서 유통량 감축 추진

□ 업무관리시스템의 공문게시 기능 적극 활용

❍ 단순알림, 책자배포, 홍보성 공문 학교 발송 지양하고 업무관리시스템 "공문게시" 시행 【근거 : 사무관리규정 시행규칙 제23조제5항】

□ 학교 공문서 발송 통제 및 시행방법 개선

❍ 보고 공문서인 경우 해당사항 없을 경우 "보고생략" 명시 의무화

❍ 공문서 보고기한 5일 이상 확보

❍ 보고 방법의 다양화 : 단순 공문서 생산 및 파급지양(이메일, 메신저  등 활용)

❍ 공문서 파급 범위 및 수신자 표시 지정

- 공문서 일괄 수신자 지정 억제하고 필요기관으로 발송 제한

- 일괄 발송하는 공문서 수신자 "파급범위 표시제" 적극 활용

□ 부서별 공문서 생산 통제 철저

❍ 부서장 중심으로 공문서 생산 사전 검토 및 시행 억제

❍ 부서별로 유사업무 등 연관 공문서 1건 통합 문서 시행

□ 외부기관의 공문서 처리 절차 개선

❍ 외부기관의 학교 공문 시행 교육청 경유 체제 구축

- 외부기관 유입 공문 해당학교 선별 공문 시행

□ 맞춤형 통계분석시스템 활용으로 보고사무 감축

❍ 각종 요구자료 맞춤형 통계분석시스템 추출을 통한 공문서 생산  최소화

□ 도교육청 생산문서 중 파급범위가 학교인 공문서 감축 시행

나. 공문서 줄이기 분위기 확산

□ 공문서 감축을 위한 직장교육 실시

❍ 직장교육, 각종 회의시 공문서 감축 계획 홍보 및 연수 실시

□ 학교현장 중심의 공문서 감축 모니터단 운영

❍ 구    성 : 교감 및 행정실장 중심 학교 재직 교직원(6명)

❍ 운영방법

- 모니터링 : 수시

- 업무협의회 : 년 2회 개최(4월, 12월)

- 역  할

. 학교현장에서 공문서 유통실태를 파악하여 시행방법 개선

. 공문서 감축을 위한 일선학교의 다양한 의견 수렴

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추진 경과

□ 공문서 감축을 위한 자체 교육 실시

❍ 본청 직장 교육실시

- 본청 직원 대상 교육 : 2011. 5. 13.(금)

- 본청 주관 각종 회의시 교육 : 2011. 5. 19.(목)

※ 지속적으로 본청 및 각 기관(학교) 교직원 대상 연수 실시

- 기관 자체 교육 : 2011. 4월중 실시(교육행정기관)

□ 외부기관 협조 요청 공문 발송 : 2011. 3. 15.(화)  / 65개 기관

□ 공문서 감축 모니터 활동

❍ 1차 업무협의회

- 2011. 4. 1.(금) 공문서 감축 방안 의견 수렴 및 학교현장 공문서 유통 실태 파악 협조

❍ 본청 학교 공문서 발송 실태 수시분석 : 익월 5일까지 모니터 현황 및 개선방안 제출(월 1회)

❍ 공문서 감축 모니터링 결과 분석 환류

- 공문서 감축 관련 업무개선 시행 계획 보완 및 개선방안 마련 (월 1회 공개)

□ 업무담당자 공문서 생산시 공문서 감축 관련 자체 점검 실시

❍ 보고공문의 "보고생략" 표시 여부, 게시판 활용 가능 여부, 보고기한 적절성, 수신처 지정 적절성 등

□ 학교 접수 공문서 현황(표본학교 - 고등학교 4교, 특수학교 1교)

년도	교육청	외부기관	계	공문게시
2010(4-6월)	6,044	2,315	8,359	0
2011(4-6월)	4,594	2,475	7,069	1,151
증감	△1,450	160	△1,290	1,151
비율	△23.9%	6.9%	△15.4%

※ 2010년 대비 2011년 학교 공문서 접수 현황 전체 15.4% 감소

- 교육청 공문서 23.9% 감소, 외부기관 공문서 6.9% 증가

- 외부기관 각종 행사 안내용 홈페이지 행사 안내방 개설 예정(공문서 감축 위한 외부기관 협조문서 탑재 등)

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성과 및 향후 추진계획

□ 성  과

❍ 표본학교(5개교)에 대한 공문서 유통량 분석 결과

- 전년도 대비 교육청 생산문서 학교 발송 공문 감축률 23.9% 감소

❍ 공문서 생산 및 유통량 감축에 대한 공감대 형성

□ 향후 추진 계획

❍ 공문서 감축 모니터링 지속적인 추진

- 월별 공문서 모니터링 분석결과 업무개선 추진

- 모니터 결과 시정내용 다수 발생부서 공문서 감축 재강조

❍ 공문서 감축 관련 지속적인 교육 실시

❍ 교직원 대상 공문서 감축 만족도 조사 실시 : '11. 12월중

❍ 공문서 감축 추진을 위한 교직원 인식제고 및 2012년 학교 공문서 유통량 감축 계획 반영